پیاده سازی ویپ به زبان ساده و مراحل استقرار
پیاده سازی ویپ را می‌توان مهمترین بخش از روند انتخاب تا استقرار این تکنولوژی ارتباطی دانست. اگر این مرحله به بهترین روش اجرا شود بی شک مرکزتلفن ویپ پایداری خواهید داشت. اما اگر تمام جوانب فنی در این مرحله به واسطه کارشناس استقرار در نظر گرفته نشود و مرکزتلفن VoIP به خوبی پیکربندی نشود، دچار مشکلات زیادی خواهید شد. استفاده از سیستم تلفن تحت شبکه به همان میزان که مزیت دارد ممکن است با یک سهل انگاری در روند انتخاب تا استقرار شما را دچار مشکلاتی کند که حتی مجبور به جمع آوری سیستم تلفن ویپ شوید. در این مقاله تصمیم داریم مراحل انتخاب تا پیاده سازی ویپ را به شما بگوییم تا بتوانید بهترین تجربه را برای استفاده از این تکنولوژی ارتباطی نوین و کارآمد داشته باشید.
مراحل استقرار و پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ چیست؟
-
تحقیق و انتخاب مرکزتلفن ویپ
اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما تصمیم خود را برای استفاده از مرکز تلفن ویپ گرفته‌اید و اطلاعاتی در مورد ماهیت ویپ جمع آوری کرده‌اید. پس یک راست می‌رویم سر اصل مطلب، کدام مرکز تلفن ویپ بهتر است؟ نرم‌افزاری یا سخت افزاری؟
انتخاب نوع مرکز تلفن در مراحل استقرار و پیاده سازی ویپ بستگی به نوع نیاز و کسب و کار شما دارد و معمولا نمی‌شود یک نسخه عمومی برای هر کسب‌و‌کار پیچید. به صورت کلی مراکز تلفن سخت افزاری دارای محدودیت‌هایی در تعریف قابلیت‌هایی مثل داخلی، صف تماس، منشی دیجیتال، گزارش مکالمه، ارتباط با سایر نرم‌افزارها مثل CRM وجود دارد. در مقابل مراکزت لفن ویپ نرم‌افزاری معمولا هیچگونه محدودیتی در استفاده ندارند و می‌توان گفت برای اکثر کسب‌و‌کارها جهت پیاده سازی ویپ گزینه مناسبی هستند.
-
تشکیل اتاق فکر و یادداشت تمام نیازهای تلفنی
اگر بخواهید یک خروجی با کیفیت و پایداری از پیاده سازی ویپ داشته باشید باید تصمیمات خود را دقیق و ترجیحا با همفکری اعضای دپارتمان‌های مختلف شرکت بگیرید. پیشنهاد می‌شود اتاق فکری تشکیل دهید و از اعضای گروه بخواهید تا نیازمندی‌ها و چالش‌هایی که در استفاده از یک سیستم تلفن دارند عنوان کنند و فردی تمام این موارد را یادداشت نماید. موارد یادداشت شده در واقع شرح نیاز شما خواهند بود که می‌توانید در مراحل بعدی جهت مشاوره فنی بهتر برای پیاده سازی ویپ از آنها استفاده کنید. لازم به ذکر است که اگر یک کسب‌و‌کار کوچک دارید نگران نداشتن اتاق فکر نباشید، خود شما به عنوان مدیر این کسب‌و‌کار بهتر از هرکسی چالش‌ها و نیازهایتان را می‌شناسید، اتاق فکر در ذهن شماست. آنها را روی کاغذ بیاورید.
-
تحقیق، انتخاب و دریافت مشاوره از شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ
پس از آنکه در روند استقرار و پیاده سازی ویپ شرح نیاز خود را آماده کردید نوبت به انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ می‌رسد. این مرحله بسیار مهم و حیاتی است. اگر انتخاب درستی نداشته باشید ممکن است عواقب بدی برای کسب‌و‌کار، اعتماد به این تکونولوژی ارتباطی و بودجه شما داشته باشد. برای اینکه بتوانید یک انتخاب درست داشته باشید باید شرایط مقایسه را نیز داشته باشید. بنابراین قبل از هر چیز با سرچ در گوگل نام و شماره تماس چند شرکت را یادداشت کنید و از آنها طبق شرح نیاز خود مشاوره تلفنی یا حضوری بگیرید.
انتخاب درست یک شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ بر اساس رزومه (که نمایانگر تجربه وسابقه شرکت است)، نامه‌های رضایت مشتریان، تجربه همکاری با شرکت‌های مشابه کسب‌و‌کار شما، چگونگی تعهدات و پشتیبانی و در آخر بر اساس قیمت خواهد بود.
-
انتخاب نوع و برند تجهیزات سخت‌افزاری برای پیاده سازی ویپ
در زمان دریافت مشاوره از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سیستم تلفن تحت شبکه برای پیاده سازی VOIP حتما در مورد استفاده از تجهیزات سخت‌افزاری نیز پیشنهاداتی خواهید گرفت. تلفن ویپ رومیزی و بیسیم، مبدل‌های خط شهری و آنالوگ و هدست‌ها سخت افزار‌هایی هستند که برای استفاده از مرکزتلفن ویپ به آنها نیاز خواهید داشت. بازار ایران پر است از تجهیزات سخت‌افزاری VOIP که هر شرکتی بر اساس منفعت خود آنها را پیشنهاد می‌دهد. به صورت کلی هر شرکتی که برندی خاص را پیشنهاد کرد سعی کنید از چگونگی خدمات گارانتی آنها را نیز جویا و کارت یا برگه گارانتی دریافت نمایید. همچنین با یک تحقیق ساده می‌توانید برندهای معتبر و پر استفاده بازار را شناسایی کنید.
-
مقایسه پیشنهادات و عقد قرارداد استقرار و پیاده سازی VOIP
در این مرحله از روند پیاده سازی ویپ، پس از آنکه شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ویپ را پیدا کردید و از آنها مشاوره گرفتید حالا نوبت به مقایسه پیشنهادات آنها می‌شود. پیشنهادات را بر اساس شرح نیاز و سیاست های درون سازمانی خود بسنجید. بررسی کنید که کدام پیشنهاد بخش بیشتری از شرح نیاز شما را پوشش می‌دهد و از همه مهمتر در کنار اهداف تجاری صادقانه در به کسب‌و‌کار شما کمک می‌کند. پس از انتخاب آگاهانه یک شرکت زمان عقد قرارداد با تفاهم نامه میان شما و شرکت ارائه دهنده خدمات سیستم تلفن تحت شبکه جهت پیاده سازی ویپ خواهد بود.
- عقد قرارداد پشتیبانی ویپ
پس از استقرار و پیاده سازی ویپ و تحویل پروژه در صورت نیاز می‌توانید با شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ قرارداد پشتیبانی تنظیم نمایید. سیستم تلفن در اکثر اوقات قلب تپنده کسب و کارها محسوب می‌شود بنابراین مرکز تلفن ویپ یک سرویس حیاتی برای مدیران شرکت‌ها است. معمولا چنین سرویس‌هایی نیاز به پشتیبانی دارند. شرکت‌های خدمات VoIP معمولا به صورت ماهیانه، فصلی، سالیانه، ساعتی و پروژه ای این سرویس را پشتیبانی می‌کنند. شما نیز می‌توانید بر اساس نیاز خود و همچنین نوع پشتیبانی شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ از خدمات پشتیبانی آنها استفاده نمایید.
جهت خرید تلفن اینترنتی با ما در تماس باشید 02191095009
منظور از تعریف شرح نیاز مرکز تلفن ویپ چیست؟
در بند دوم مراحل استقرار و پیاده سازی ویپ به نوشتن شرح نیاز اشاره کردیم. برای اینکه بتوانید سرنخی از چگونگی نوشتن شرح نیاز داشته باشید در ادامه به شما خواهیم گفت که چه مواردی شامل شرح نیاز و شرح فنی شما می‌شود. زمانی که تصمیم به استفاده از سیستم تلفن تحت شبکه می‌گیرید حتما نیازهایی باعث شده اند که این سیستم را انتخاب کنید. همین نیازها مهمترین بخش شرح نیاز شما هستند. اگر یک کسب‌و‌کار متوسط با دپارتمان‌های مختلف دارید، برای تکمیل شرح نیاز خود بهتر است گروهی تشکیل دهید تا از هر دپارتمان حداقل یک نفر در این گروه حضور داشته باشد. به عنوان سرپرست یا مدیر مجموعه در یک جلسه از آنها بخواهید چالش‌ها، نیازها و کمبود هایی که قبلا در زمان استفاده از تلفن و ارتباط با مشتری داشتند را عنوان کنند و شخصی همه این موارد را یادداشت کند.
به صورت عمومی در زمان پیاده سازی VOIP، ارتباط سیستم تلفن با نرم‌افزار ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم مدیر منشی، چگونگی ارتباط مشتریان با دپارتمان‌ها، اصول انتظار افراد در صف تماس، ارتباط کارمندان با داخلی و شماره‌های تلفن از خارج شرکت، سیستم ارزیابی تلفنی، سیستم ارائه نوبت به مشتریان، استفاده از قابلیت‌های تکریم مشتری و بسیاری از موارد دیگر که جزو سیاست‌های درون سازمانی شرکت شما محسوب می‌شوند. همچنین تعداد داخلی‌ها، تعداد خطوط شهری یا خطوط دیجیتال، تعداد تلفن‌های رومیزی یا بیسیم، استفاده از سرورهای فیزیکی یا مجازی در صورت اطلاع از مزیت و معایب آنها و … از جمله مواردی است که در شرح فنی پروژه شما باید از پیش نوشته شده باشد.