ضرورت دریافت گزارش تماس های تلفن سازمانی
ضرورت دریافت گزارش تماس های تلفن سازمانی
در این مقاله قصد داریم در رابطه با گزارشگیری در تماس های سازمانی توضیح دهیم در ادامه با ما همراه باشید.
ضرورت دریافت گزارش تماس های تلفن سازمانی
در مرکز تلفن ابری جوان تل شما بر اساس نیاز مدیران و کاربران امکان دریافت گزارشگیری از تماس های تلفنی سازمان خود را خواهید داشت. جوان تل بیش از 70 نوع گزارشگیری به شما میدهد. گزارشگیری میتواند بر اساس تماس ورودی یا خروجی، میزان مدت مکالمات، تماس های از دست رفته، میزان تاثیرگزاری مکالمات و …. باشد.
- گزارش سیستم
- صف
- کاربردی
- نظرسنجی
- میزان کارکرد روزانه
- کارکرد در شبانه روز
- کارکرد بر صف ها
- مقایسه وضعیت کاربر در صف های مختلف
- تماس های سیاه
- تماس های بهمنی
- فیلتر گزارش بر اساس زمان مکالمه یا زمان انتظار
- بر اساس تماس ورودی
- یر اساس تماس خروجی
- مقایسه تماس ورودی و خروجی
- تماس های بازگشتی به سیستم
- بر اساس تکرار تماس ها
- میزان اثر بخشی تماس های صف ( تماس کوتاه مدت، تماس مناسب، تماس بلند مدت )
- مقایس کارایی صف ها
- تفکیک بر اساس پیش شماره ها
- جدا سازی تماس های ورودی بر اساس کانال های ورودی
- تفکیک تماس های خروجی بر اساس کانال های خروجی
- گزارشگیری بر اساس گروه های کاربردی تعریف شده
و ….
اما دلیل ضرورت گزارشگیری تماس ها برای سازمان ها چیست ؟
در ادامه 6دلیل آن را توضیح میدهیم :
1. بالا رفتن دقت در انجام دادن کارها :
امروزه بعضی از کسب و کارهایی که از این سیستم استفاده نمیکنند. دچار مشکلاتی خواهند بود. بعنوان مثال تماس هایی که در طول روز گرفته میشد کارمندان شماره تماس گیرنده و ساعت آن را به یاد نمیاورند. و از آن جا که سیستمی برای رجوع به آن ندارند باید دوباره منتظر تماس احتمالی باشند. همچنین بعضی تماس ها که پاسخ داده نشده اند و از دست رفته اند. که این موضوع باعث ایجاد خسارت هایی برای سازمان خواهد شد.
مرکز تلفن ابری جوان تل با داشتن قابلیت گزارشگیری میتواند میزان دقت مدیران را در رسیدگی به تماس های ورودی و خروجی افزاریش دهد.
2. عارضه یابی و حل آن در مجموعه :
بررسی روزانه تماس های ورودی و تماس های خروجی، پاسخگویی کارکنان، میزان معطل ماندن مشتریان در صف، تماس های ا دست رفته به شما کمک میکند تا مدیریت بهتری بر مجموعه داشته باشید. به عنوان مثال در صورتی که تماس های روزانه در سازمان شما 500 عدد بوده و به 300 عدد تغییر پیدا کرده است. این مورد زنگ خطری میباشد که در صورت عدم پیگیری مشتریان شما تا پایان سال کاهش و درامد شما کاهش خواهد یافت.
3. نظام مند شدن پاسخگویی بر اساس نرخ تماس ها :
بر اساس گزارش تماس های تلفنی دریافتی از مرکز تلفن ابری جوان تل، شما به مدل های خاصی از تماس های هر بخش از سازمان دست خواهید یافت. که بر اساس رفتار مشتریان و نیازهایشان شکل گرفته است.
4. جلوگیری از مشکلات احتمالی در برخورد اپراتورها با مشتریان:
بروز مشکلات در فرایند کسب و کارها اجتناب ناپذیر است. اما با بکار بردن روش هایی میتوانید از مشکلات بعدی جلوگیری کنید. بعنوان مثال مشتری شما تماسی برقرار میکند و بیان میکند که در اخرین تماس با اپراتور شما منتظر تماس ایشان بوده است. شما میتوانید با وارد کردن شماره تماس مخاطب، فهرست کامل از تماس ها را با فایل صوتی مکالمات داشته باشید.
5. بدست آوردن زمان های اوج تماس و کمبود تماس ها :
با توجه به گزارشگیری شما میتوانید زمان های اوج تماس را تشخیص دهید. و اگر تماس های شما در ساعات خاصی اوج میگیرد میتوانید در ساعت های کمبود تماس از کارکنان خود برای فعالیت های دیگر استفاده کنید.
مرکز تلفن ابری جوان تل به شما گزارشات و نمودار های مختلف میدهد تا بر اساس آن ها متوجه تعداد تماس ها در ساعات دلخواه از شبانه روز باشید.
6. قرار دادن سیستم پاداش و جریمه برای اپراتور ها با توجه به میزان عملکرد آن ها:
در مرکز تلفن جوان تل شما میتوانید گزارش کاملی از فعالیت های اپراتورهای خود داشته باشید.
بعنوان مثال میتوانید میزان تماس های ورودی هر کارکن، تماس های خروجی افراد، میزان استراحت هر شخص ، میزان مدت مکالمه هر اپراتور با مشتریان،حتی لحظه ورود و خروج کارکنان خود به صف تماس، تعداد تماس های از دست رفته یا تعداد مکالمات هر کارکن شما با مشتری و …. داشته باشید.
با داشتن این گزارشگیری میتوانید دید جامعی نسبت به عملکرد هر فرد داشته باشید.
امروزه مدیران مجموعه ها برای بررسی فعالیت کارمندان خود به حضور فیزیکی نیاز ندارند. بلکه با دریافت گزارش تماس های تلفنی میتوانند از میزان فعالیت آن ها متوجه شوند.
همچنین با قرار دادن سیستم نظرسجی میتوانید امتیازی به اپراتورهای خود بدهید. با نظر سنجی شما میتوانید بعد از اتمام مکالمه از مشتریان بخواهید در رابطه با عملکرد اپراتور از عدد 1 تا 5 عددی را به اپراتور بدهند. در صورتی که عدد کمتری به اپراتور داده شد مدیر مجموعه میتواند با چک کردن مکالمه ضبط شده متوجه کم کاری شخص شود.
امروزه در اکثر سازمان ها بر اساس امتیازات نظر سنجی و فاکتور هایی مثل میزان تماس های ورودی و خروجی به کارکنان حقوق پرداخت میگردد.