امکانات ویپ و قابلیت های آن چیست؟
قابلیت‌ها و امکانات ویپ چیست؟
قابلیت ها و امکانات ویپ به نوعی طراحی شده اند تا بتوانند تمام نیازهای ارتباطی هر کسب‌و‌کاری را در هر حوزه برآورده کند. بر خلاف سیستم‌های تلفنی منسوخ مثل سانترال پاناسونیک که برای بهره‌برداری کامل و کارآمد نیازمند ماژول‌های جانبی و استفاده از نرم‌افزارهای دیگر بودند، مرکزتلفن ویپ تمام نیازمندی های یک کسب‌و‌کار را در اختیارشان قرار می‌دهد. اگر از مرکزتلفن ویپ نرم‌افزاری استفاده کنید معمولا هیچگونه محدودیتی برای استفاده و تعریف تعداد داخلی‌ها، ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر مثل CRM، تعریف صف تماس، تلفن گویا، گزارش تماس، ضبط مکالمه و … نخواهید داشت.
مرکز تلفن ویپ
مرکز تلفن ویپ یک سیستم تلفن تحت‌شبکه یکپارچه است که توانایی ارائه سرویس ارتباطی صوتی هوشمند را به شرکت‌های کوچک تا سازمان‌های چند هزار نفره را دارد. این سیستم تلفن VoIP در دو صورت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری امکان استفاده را دارد که هر کدام مزیت‌ها و معایع خود را دارند اما هر دو دون سیستم قابلیت‌های بسیار زیادی دارند که متناسب با نوع نیاز و مقیاس هر کسب‌و‌کار انتخاب می‌شوند.
مرکزتلفن ویپ چه قابلیت و امکاناتی را در اختیار کسب‌و‌کارها قرار می‌دهد؟
- تلفن‌گویا هوشمند
سیستم تلفن گویا یا منشی دیجیتال هوشمند یکی از پرکاربردترین امکانات ویپ محسوب می‌شود. حتما برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکتی تماس بگیرید و برای شما پیام خوش‌آمدگویی، معرفی شرکت و در ادامه نام دپارتمان‌های مختلف جهت هدایت شما به سمت فرد یا دپارتمان مورد نظرتان اعلام شده باشد. این ساده‌ترین حالت یک تلفن گویا است. تلفن گویا یک قابلیت بسیار مهم و تاثیر گذار در یک سیستم تلفن ویپ است.
این قابلیت می‌تواند صرفا در قالب یک پیام خوشامد‌گویی و هدایت تماس در لایه‌های مختلف تا یک سرویس هوشمند تلفن قصه‌گو، سیستم نوبت‌دهی و رزرواسیون یا یک نرم‌افزار ثبت اطلاعات کارجویان در یک شرکت کاریابی باشد. بر خلاف سیستم‌های سنتی و آنالوگ مرکزتلفن این قابلیت ویپ به صورت پیش‌فرص بر روی یک سیستم تلفن VoIP وجود دارد و برای داشتن آن نیازمند لایسنس یا خرید ماژول سخت‌افزاری نخواهید داشت.
- صف تماس
قابلیت صف تماس یکی از امکانات منحصر به فرد و حرفه ای در یک سیستم تلفن تحت‌شبکه محسوب می‌شود. همانطور که از نام این قابلیت مشخص است، وظیفه در انتظار نگه داشتن افراد تماس‌گیرنده بر عهده این قابلیت ویپ است. فرض کنید در شرکت خود پنج اپراتور پاسخگو دارید. اگر در یک لحظه بیش از پنج نفر با شرکت شما تماس بگیرد بدیهی است که فرد جدید را از دست خواهید داد. شاید او همان مشتری باشد که منتظرش بودید!
با استفاده از قابلیت صف انتظار تماس که یکی از محبوب‌ترین امکانات ویپ به حساب می‌آید می‌توانید افراد را در یک فضا جهت انتظار نگه دارید تا به محض آزاد شدن اولین اپراتور بتواند مکالمه کند. در این صف امکان پخش موسیقی، پیام‌های تبلیغاتی و خبری وجود دارد. همچنین در زمان ورود فرد به صف تماس ویپ پیامی به عنوان اعلام موقعیت و زمان انتظار تا ارتباط با اپراتور پخش می‌شود. به طور مثال: “شما نفر دوم در صف انتظار هستید، زمان انتظار شما 3 دقیقه است که به محض آزاد شدن اولین اپراتور ارتباط شما برقرار خواهد شد”
- سیستم گزارش‌گیری و گزارش عملکرد
تهیه گزارش از عملکرد ارتباطات تلفنی پرسنل یک شرکت یکی از مهمترین فعالیت‌هایی است که باید در یک کسب‌و‌کار صورت بگیرد. خروجی گزارشات تلفنی در یک شرکت می‌تواند نمایانگر نقاط قوت و ضعف یک مجموعه باشد و به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند نقاط قوت را حفظ و برای رفع نقاط ضعف برنامه‌ریزی نمایند.
سیستم گزارش‌گیری ویپ که جزو امکانات ارزشمند یک مرکزتلفن VoIP است می‌تواند گزارشاتی بر اساس تفکیک تماس‌های داخلی به داخلی، ورودی و خروجی، بر اساس شماره تماس، شماره داخلی، تاریخ و ساعت داشته باشد. این گزارشات به صورت نموداری یا در قالب یک فایل اکسل امکان دریافت خروجی را دارند و در نهایت مدیران یا سرپرست هر دپارتمان بر اساس این خروجی گزارش می‌توانند تصمیمات خود را برای ارتقای سطح کیفیت پاسخگویی و خدمات بگیرند.
- کنفرانس صوتی و تصویری
قابلیت کنفرانس صوتی و تصویری در مجموعه امکانات ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید بر روی سیستم تلفن VoIP با افراد مختلف در هر نقطه جغرافیایی کنفرانس صوتی و تصویری داشته باشید. کنفرانس صوتی در سیستم تلفن ویپ یک امکان بسیار ویژه است که در دیگر سیستم های تلفنی وجود ندارد. این قابلیت به شکل یک اتاق صوتی طراحی شده است. افراد می‌توانند با نام کاربری و رمز خود وارد اتاق کنفرانس شوند، مدیر اتاق می‌تواند صدای از شخص را قطع، وصل یا او را از اتاق کنفرانس خارج کند. همچنین در زمان برقراری کنفرانس مکالمات ضبط می‌شوند که در جلساتی که نیاز به نکته برداری است بسیار کارآمد خواهد بود.
همچنین کنفرانس تصویری مرکزتلفن ویپ همانند کنفرانس صوتی می‌تواند شما را در برگزاری جلسات تصویری که با استفاده از تلفن ویپ تصویری یا نرم‌افزار تلفنی صورت می‌گیرد یاری کند. کنفرانس تصویری در مرکزتلفن ویپ باعث می‌شود جلسات خود را از راه دور، با کمترین هزینه و به دور از خطرات احتمالی مسیر برگزار نمایید.
- امکان توسعه بر اساس نیازهای درون سازمانی
هر کسب‌و‌کاری بر اساس نوع فعالیت خود ممکن است نیازهای تلفنی اختصاصی خودش را داشته باشد و سیستم های نرم‌افزاری عمومی جوابگوی نیاز آنها نباشد. بنابراین در این شرایط سیستم تلفن ویپ باید امکان شخصی سازی و توسعه بر اساس هر نوع نیاز را داشته باشد. این قابلیت ویپ به این سیستم تلفنی هوشمند کمک کرده است تا در هر شرایطی با هر نوع نیاز و در هر موقعیتی امکان ارتباط و تغییرات اختصاصی را داشته باشد.
- پنل آنلاین وضعیت اپراتورها
پنل اپراتور در مرکز تلفن اینترنتی یا تلفن ویپ این امکان را به مدیران مجموعه ها می‌دهد تا بتوانند خلاصه ای از وضعیت حاضر سیستم تلفن و همچنین از جزئیات مکالمات آنلاین مطلع شوند. به طور مثال وضعیت تعداد تماس‌های ورودی و خروجی و داخلی به داخلی، افراد حاضر در صف تماس به همراه شماره و نام آنها، مدت زمان مکالمه اپراتورها به تفکیک نام و شماره داخلی و … از جمله مواردی هستند که به عنوان امکانات ویپ در این سیستم تلفن مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- صندوق صوتی
صندوق صوتی از دیگر ویژگی‌های کارآمد مرکز تلفن ویپ است. به طور مثال صندوق صوتی را می‌توانید روی یکی از مسیرهای تلفن‌گویا خود قرار دهید تا پیشنهادات، نظرات و انتقادات مشتریان خود را دریافت و به آنها رسیدگی نمایید. همچنین می‌توانید در زمانی که در محل شرکت حضور ندارید افراد بتوانند برای شما پیغام صوتی خود را بگذارند. صندوق صوتی مرکزتلفن ویپ به نوعی طراحی شده است تا کاربران بتوانند از هر مکانی با استفاده از نام کاربری به پیغام صوتی خود دسترسی داشته باشند.
- ضبط مکالمات تماس
ضبط مکالمه در سیستم تلفن هوشمند ویپ یک قابلیت بسیار کارآمد و بی هزینه است. همانطور که می‌دانید ماژول ضبط مکالمه در مراکز تلفن آنالوگ نیازمند خرید سخت‌افزاری جداگانه بود، اما این ویژگی ویپ که از امکانات بسیار مهم مرکزتلفن VoIP محسوب می‌شود بر روی این سیستم تلفن به صورت پیشفرض وجود دارد. ضبط مکالمات به شما کمک می‌کند تا در زمان بروز هرگونه اختلاف یا نیاز به بازشنوایی مکالمه به آن رجوع کنید.
- استفاده از نرم‌افزار به جای تلفن رومیزی
برای استفاده از سیستم تلفن ویپ و پاسخگویی به مکالمات علاوه بر تلفن سخت‌افزاری رومیزی، تلفن ویپ بیسیم و هدست می‌توانید از نرم‌افزارهای تلفنی که به آنها سافت فون می‌گویند استفاده کنید. سافت فون همانند یک تلفن ویپ امکان برقراری تماس و پاسخگویی به تماس های ورودی را دارد و می‌تواند بر روی لپ تاپ، موبایل و تبلت به صورت رایگان نصب شود. بنابراین استفاده از یک Softphone هزینه های جانبی شما را برای استفاده از امکانات ویپ کاهش می‌دهد.
اگر نگران هزینه های راه اندازی سیستم ویپ هستید نگرانی شما را رفع خواهیم کرد با خرید مرکز تلفن ابری نیازی به خرید سخت افزار و تجهیزات ندارید و به راحتی می توانید از قابلیت ها و امکانات ویپ بدون سخت افزار استفاده کنید