راه اندازی ویپ به چه روش هایی انجام می شود ؟
اگر نیاز به تهیه ویپ دارید یا اینکه میخواهید تلفن اینترنتی تهیه کنید ، می بایست با نیاز های خود آشنا باشید. سرویس ویپ به دو حالت تلفن ابری و مرکز تماس لوکال قابل ارائه و راه اندازی است. معمولا هر کدام از این دو مورد شرایط خاص خود را دارند. همچنین می توانید جهت دریافت مشاوره تخصصی با شماره 02191301005 تماس بگیرید تا همکاران ما در کوتاه ترین زمان مناسب ترین سرویس را برای شما معرفی کنند.
مراحل استقرار و پیاده سازی ویپ چیست ؟
پیاده سازی ویپ میتوان مهمترین بخش از روند انتخاب تا استقرار این تکنولوژی ارتباطی دانست. اگر این مرحله به بهترین روش اجرا شود بی شک مرکزتلفن ویپ پایداری خواهید داشت. اما اگر تمام جوانب فنی در این مرحله به واسطه کارشناس استقرار در نظر گرفته نشود و مرکزتلفن VoIP به خوبی پیکربندی نشود، دچار مشکلات زیادی خواهید شد. استفاده از سیستم تلفن تحت شبکه به همان میزان که مزیت دارد ممکن است با یک سهل انگاری در روند انتخاب تا استقرار شما را دچار مشکلاتی کند که حتی مجبور به جمع آوری سیستم تلفن ویپ شوید. در این مقاله تصمیم داریم مراحل انتخاب تا پیاده سازی ویپ را به شما بگوییم تا بتوانید بهترین تجربه را برای استفاده از این تکنولوژی ارتباطی نوین و کارآمد داشته باشید.
تفاوت ویپ با سانترال چیست ؟
سانترال (PBX) و VoIP دو سیستم برای مدیریت تماسهای تلفنی در سازمانها هستند، اما از نظر فناوری، هزینه، قابلیتها و نحوه پیادهسازی تفاوتهای زیادی دارند.
سانترال یا PBX مخفف “Private Branch Exchange” است که سالهاست در بسیاری از شرکتها مورد استفاده قرار میگیرد. این سیستم نیاز به خطوط تلفن شهری، کابلکشی داخلی، دستگاههای فیزیکی سانترال و تلفنهای ثابت دارد. مدیریت تماسها، صف تماس، داخلیها و انتقال تماس از جمله قابلیتهای سانترال است.
در مقابل، VoIP مخفف “Voice over IP” است؛ یعنی انتقال صدا از طریق اینترنت. این سیستم بر بستر شبکه کامپیوتری و اینترنت کار میکند و برخلاف سانترال سنتی، نیازی به خطوط تلفن شهری ندارد. تماسها از طریق پروتکلهای خاص و نرمافزارها یا تجهیزات خاص VoIP مانند IP Phone یا Softphone انجام میشوند.
از مهمترین مزایای VoIP میتوان به هزینه کمتر تماسها، امکان استفاده در هر مکان با اینترنت، پشتیبانی از تماس تصویری، یکپارچگی با نرمافزارهای دیگر و مقیاسپذیری بالا اشاره کرد. اما سانترال سنتی معمولاً هزینه نصب و نگهداری بالاتری دارد و محدود به مکان فیزیکی شرکت است.
در مجموع، VoIP راهحل مدرنتر و انعطافپذیرتری است و برای بسیاری از کسبوکارهای امروزی انتخاب بهتری به شمار میرود.
تفاوتهای VoIP و سانترال سنتی
| ویژگی | سانترال سنتی (PBX) | VoIP (ویپ) |
|---|---|---|
| زیرساخت موردنیاز | کابلکشی تلفن، خطوط شهری | اینترنت و شبکه داخلی |
| هزینه تماس | معمولاً بالا | بسیار کمتر |
| قابلیت جابجایی | محدود به محل شرکت | امکان استفاده در هر مکان |
| نیاز به سختافزار | بالا (دستگاه سانترال، تلفن مخصوص) | پایینتر (نرمافزار یا IP Phone) |
| نصب و راهاندازی | پیچیدهتر و زمانبر | سادهتر و سریعتر |
| پشتیبانی از تماس تصویری | ندارد | دارد |
| مقیاسپذیری | سختتر و پرهزینه | آسان و انعطافپذیر |
| یکپارچهسازی با نرمافزار | محدود | امکانپذیر با CRM و سایر سیستمها |
| نیاز به تعمیر و نگهداری | بیشتر | کمتر |
| کیفیت صدا | ثابت (وابسته به خطوط شهری) | وابسته به کیفیت اینترنت |
تحقیق و انتخاب مرکز تلفن ویپ
اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما تصمیم خود را برای استفاده از مرکز تلفن ویپ گرفتهاید و اطلاعاتی در مورد ماهیت ویپ جمع آوری کردهاید. پس یک راست میرویم سر اصل مطلب، کدام مرکز تلفن ویپ بهتر است؟ نرمافزاری یا سخت افزاری؟
انتخاب نوع مرکز تلفن در مراحل استقرار و پیاده سازی ویپ بستگی به نوع نیاز و کسب و کار شما دارد و معمولا نمیشود یک نسخه عمومی برای هر کسبوکار پیچید. به صورت کلی مراکز تلفن سخت افزاری دارای محدودیتهایی در تعریف قابلیتهایی مثل داخلی، صف تماس، منشی دیجیتال، گزارش مکالمه، ارتباط با سایر نرمافزارها مثل CRM وجود دارد. در مقابل مراکزت لفن ویپ نرمافزاری معمولا هیچگونه محدودیتی در استفاده ندارند و میتوان گفت برای اکثر کسبوکارها جهت پیاده سازی ویپ گزینه مناسبی هستند.
تشکیل اتاق فکر و یادداشت تمام نیازهای تلفنی
اگر بخواهید یک خروجی با کیفیت و پایداری از پیاده سازی ویپ ( تلفن اینترنتی )داشته باشید باید تصمیمات خود را دقیق و ترجیحا با همفکری اعضای دپارتمانهای مختلف شرکت بگیرید. پیشنهاد میشود اتاق فکری تشکیل دهید و از اعضای گروه بخواهید تا نیازمندیها و چالشهایی که در استفاده از یک سیستم تلفن دارند عنوان کنند و فردی تمام این موارد را یادداشت نماید. موارد یادداشت شده در واقع شرح نیاز شما خواهند بود که میتوانید در مراحل بعدی جهت مشاوره فنی بهتر برای پیاده سازی ویپ از آنها استفاده کنید. لازم به ذکر است که اگر یک کسبوکار کوچک دارید نگران نداشتن اتاق فکر نباشید، خود شما به عنوان مدیر این کسبوکار بهتر از هرکسی چالشها و نیازهایتان را میشناسید، اتاق فکر در ذهن شماست. آنها را روی کاغذ بیاورید.
دریافت مشاوره از شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ
پس از آنکه در روند استقرار و پیاده سازی ویپ شرح نیاز خود را آماده کردید نوبت به انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ میرسد. این مرحله بسیار مهم و حیاتی است. اگر انتخاب درستی نداشته باشید ممکن است عواقب بدی برای کسبوکار، اعتماد به این تکونولوژی ارتباطی و بودجه شما داشته باشد. برای اینکه بتوانید یک انتخاب درست داشته باشید باید شرایط مقایسه را نیز داشته باشید. بنابراین قبل از هر چیز با سرچ در گوگل نام و شماره تماس چند شرکت را یادداشت کنید و از آنها طبق شرح نیاز خود مشاوره تلفنی یا حضوری بگیرید.
انتخاب درست یک شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ بر اساس رزومه (که نمایانگر تجربه وسابقه شرکت است)، نامههای رضایت مشتریان، تجربه همکاری با شرکتهای مشابه کسبوکار شما، چگونگی تعهدات و پشتیبانی و در آخر بر اساس قیمت خواهد بود.
انتخاب نوع برند و تجهیزات سخت افزاری ویپ ( VOIP )
در زمان دریافت مشاوره از شرکتهای ارائه دهنده خدمات سیستم تلفن تحت شبکه برای پیاده سازی VOIP حتما در مورد استفاده از تجهیزات سختافزاری نیز پیشنهاداتی خواهید گرفت. تلفن ویپ رومیزی و بیسیم، مبدلهای خط شهری و آنالوگ و هدستها سخت افزارهایی هستند که برای استفاده از مرکزتلفن ویپ به آنها نیاز خواهید داشت. بازار ایران پر است از تجهیزات سختافزاری VOIP که هر شرکتی بر اساس منفعت خود آنها را پیشنهاد میدهد. به صورت کلی هر شرکتی که برندی خاص را پیشنهاد کرد سعی کنید از چگونگی خدمات گارانتی آنها را نیز جویا و کارت یا برگه گارانتی دریافت نمایید. همچنین با یک تحقیق ساده میتوانید برندهای معتبر و پر استفاده بازار را شناسایی کنید.
مقایسه پیشنهادات و عقد قرارداد استقرار و پیاده سازی VOIP
در این مرحله از روند پیاده سازی ویپ، پس از آنکه شرکتهای ارائه دهنده خدمات ویپ را پیدا کردید و از آنها مشاوره گرفتید حالا نوبت به مقایسه پیشنهادات آنها میشود. پیشنهادات را بر اساس شرح نیاز و سیاست های درون سازمانی خود بسنجید. بررسی کنید که کدام پیشنهاد بخش بیشتری از شرح نیاز شما را پوشش میدهد و از همه مهمتر در کنار اهداف تجاری صادقانه در به کسبوکار شما کمک میکند. پس از انتخاب آگاهانه یک شرکت زمان عقد قرارداد با تفاهم نامه میان شما و شرکت ارائه دهنده خدمات سیستم تلفن تحت شبکه جهت پیاده سازی ویپ خواهد بود.
عقد قرار داد پشتیبانی ویپ
پس از استقرار و پیاده سازی ویپ و تحویل پروژه در صورت نیاز میتوانید با شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ قرارداد پشتیبانی تنظیم نمایید. سیستم تلفن در اکثر اوقات قلب تپنده کسب و کارها محسوب میشود بنابراین مرکز تلفن ویپ یک سرویس حیاتی برای مدیران شرکتها است. معمولا چنین سرویسهایی نیاز به پشتیبانی دارند. شرکتهای خدمات VoIP معمولا به صورت ماهیانه، فصلی، سالیانه، ساعتی و پروژه ای این سرویس را پشتیبانی میکنند. شما نیز میتوانید بر اساس نیاز خود و همچنین نوع پشتیبانی شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ از خدمات پشتیبانی آنها استفاده نمایید.